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De hecho tengo una profesión tan poco conocida en mi país, a pesar que se imparte desde hace más de 30 años en la Universidad de Costa Rica.
Pero por varios factores legales y prácticos nos hemos dado a conocer más desde hace algunos años, y uno de los factores es que somos lo que yo llamo una manada pequeña.
¿Porqué me refiero a mi gremio como una manada pequeña? La respuesta es sencilla: Generalmente al años se gradúa menos de 10 profesionales entre bachilleres y licenciados.
Ahora como mi profesión es muy particular quisiera en una pocas lineas y en palabras sencillas ¿Qué hace un Archivista?
Un archivista organiza toda la documentación que crea, recibe y debe almacenar una persona, empresa o institución. Dándole un sentido lógico y práctico a los documentos de forma que se puedan buscar y encontrar fácilmente, independientemente del material donde se escribieron (Papel, cintas, cartón, disquetes, cd, dvd, etc.)
En sus funciones normales las personas físicas y jurídicas generan información, que materializamos y dejamos memoria de ella por medio de documentos, pero esta memoria si no esta correctamente organizada simplemente queda en el olvido.
La definición más exacta para definir un documento es: "La forma como se dispone la información en un soporte (Medio material, papel, cuero, pergamino, ladrillos, discos, cintas Flash Card Memorie, etc.). En otro artículo explicare de forma sencilla un análisis o explicación más amplia de definiciones y otras teorías sobre ¿Qué es un documento?
La teoría más básica compara los documentos con un ente vivo, por lo que se puede referir que nacen, crecen, se multiplican finalmente mueren, por lo que clasificamos los archivos en tres etapas:
- Gestión: documentos en la oficina durante la gestión que los origina.
- Administrativo: documentos que respaldan tramites ya concluidos pero que la información que contienen puede o tiene efectos sobre las actuaciones del ente productor.
- Histórico: Estos archivos conservan documentos que contienen información útil para la investigación, ciencia y la cultura.
Para lograr esta organización en la información tenemos varios principios y procedimientos que sustentan la labor, los cuales mencionare rápidamente:
- Principio de procedencia: se refiere a que los diferentes orígenes de los documentos no se deben mezclar, por ejemplo: no debo mezclar los documentos de contabilidad con los de la oficina del abogado.
- Principio del Orden Original: Los documentos en un archivo administrativo deben mantener el mismo orden de la oficina que los origino.
De estas bases conceptuales la archivistica realiza actividades propias:
- Reúne: Copila todos los documentos en un único lugar para su tratamiento.
- Clasifica: separa documentos por características de los distingue.
- Ordena: Establecer un orden que los constituye en una serie o secuencia lógica.
- Describe: Realiza un conjunto de controles que identifiquen los documentos y determine sus ubicaciones.
- Servicio: Facilita para la consulta, préstamo, difusión de los documentos.
- Administra: esta es la aplicación del proceso administrativo para gerenciar los archivos.
Esta es una forma rápida de explicar la labor de la Archivistica y a partir sus conceptos de la forma más simple posible. Desde estas cortas lineas voy a continuar disertando de diferentes aspectos de mi profesión.
Cualquier consulta será un gusto ayudarte.
José Roberto Silva
Archivista y Social Media Freelancer
